Прийняття Закону України «Про публічні за-купівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII (далі — Закон, Закон про публічні закупівлі) поклало початок масштабній реформі публічних (державних) закупівель. Головним досягненням реформи стало переведення публічних закупівель в електро-нний формат. Технічно це стало можливим завдяки впровадженню в експлуатацію електронної системи закупівель ProZorro, розробленої за фінансової й технічної підтримки наших західних партнерів.
Філософія реформи здійснення державних закупівель полягає передусім у їх публічності, саме тому електронна система ProZorro функціонує за принципом «усі бачать усе» та забезпечує вільний доступ до участі в торгах. У результаті, з одного боку, реформа у сфері публічних закупівель відкрила для бізнесу нові ринки збуту і підвищила прозорість публічних закупівель, а з іншого боку, зменшивши таким чином ринкові бар’єри, загострила конкуренцію між учасниками торгів. Також учасникам необхідно зважати на те, що з 27 січня 2018 року набрав чинності Закон України від 21.12.2017 № 2265-19 «Про внесення змін до Закону України "Про публічні закупівлі" та деяких інших законів України щодо здійснення моніторингу закупівель». Цей Закон надає органам державного фінансового контролю (Державна аудиторська служба України) повноваження здійснювати моніторинг закупівель з метою попередження порушень у цій сфері та дотримання замовниками законодавства на всіх стадіях закупівлі. Отже, дії кожного учасника торгів перебувають під пильним оком замовника, конкурентів, Держаудитслужби та інших контрольних органів і громадськості, а це значно зменшує ймовірність того, що допущена учасником помилка залишиться без уваги і не призведе до відхилення його тендерної пропозиції. У цій статті ми зібрали поради, які можуть допомогти учасникам підвищити успішність своєї участі в публічних закупівлях, а також рекомендації щодо вивчення тендерної документації та уникнення найбільш розповсюджених помилок при підготовці тендерної пропозиції.
1. Ефективна робота в системі ProZorro починається з вибору електронного майданчика. У системі ProZorro працюють більше двох десятків майданчиків. З їх переліком можна ознайомитись на сайті системи в розділі «Майданчики ProZorro». Обираючи майданчик, звертайте увагу на те, як давно він працює на ринку і які має відгуки про свою роботу. Також доцільно з’ясувати, чи немає часом негативної інформації про технічний бік роботи майданчика від адміністратора системи ДП «Прозорро». Відповідна інформація доступна на офіційному сайті системи у підрозділі «Майданчикам» розділу «Ресурси». Також звертайте увагу на рівень акредитації майданчика. Для того щоб надати учасникові торгів послугу з участі в закупівлі, майданчик повинен мати відповідний рівень акредитації: другий (участь у допорогових закупівлях) та/або четвертий (участь у надпорогових закупівлях).
2. Два краще за один. Реєстрація щонайменше на двох майданчиках дає можливість знизити ризик не-участі в торгах, коли в потрібний час із технічних причин доступ до конкретного майданчика може бути обмежений. При цьому пам’ятайте, що взяти участь в аукціоні можливо лише з того майданчика, з якого учасник подавав свою пропозицію.
3. Досліджуйте функціонал майданчика. В умовах конкуренції, що зростає, майданчики розробляють для своїх клієнтів додаткові сервісні послуги. Наприклад, зручні сервіси з пошуку необхідних закупівель, оповіщення про важливі події та закупівлі, перевірки конкурентів, зручного доступу до відкритих державних реєстрів і т. д. Тож досліджуйте функціонал майданчика самостійно або зі сторонньою допомогою, якщо маєте можливість звернутися із запитаннями до оператора того чи іншого майданчика.
4. Користуйтесь аналітичними та пошуковими інструментами. Для підвищення ефективності роботи в ProZorro на сьогодні розроблено низку корисних інструментів, які можуть стати в пригоді учасникам закупівель. Одним з найбільш популярних є модуль аналітики bi.prozorro.org. Використовуючи статистичну інформацію із системи, цей ресурс дає можливість учасникам досліджувати та оцінювати ринок публічних закупівель, аналізувати інформацію про замовників, своїх конкурентів, аналізувати результати власної діяльності в ProZorro. Інший ресурс — Clarity Project дає можливість моніторити та аналізувати інформацію з ProZorro, використовуючи різні фільтри. Визначити код класифікатора за ДК 021:2015, який використовують замовники при закупівлі конкретного товару, допоможе розроблений Київською школою економіки сервіс.
5. Участь в електронних торгах не безкоштовна. Як відомо, взяти участь у закупівлі можливо тільки після сплати коштів у розмірі, визначеному Постановою Кабінету Міністрів України від 24.02.2016 № 166 (далі — Постанова № 166). Після реєстрації на майданчикові для участі в за-купівлі необхідно спочатку активізувати свій кабінет, здійснивши перший платіж на поповнення рахунка. Зверніть увагу, що перший платіж за по-дання пропозиції потрібно здійснити не пізніше ніж за три дні перед її поданням. У подальшому кошти будуть списуватися з особистого рахунка учасника на майданчикові, тому слідкуйте за тим, щоб на ньому завжди була необхідна сума. Не відкладайте поповнення рахунка на останню мить, оскільки для зарахування коштів потрібен час.
6. Тендерну пропозицію можливо подати «в борг». Дізнайтесь в адміністратора майданчика про наявність та умови надання послуги щодо подачі пропозиції на торги «в борг». Таким чином, окремі майданчики страхують своїх клієнтів на випадок, коли ті обмежені в часі при поданні пропозиції на торги, але коштів на рахунку недостатньо. І поповнити рахунок клієнт також не встигає.
7. Коли учасник може повернути кошти за участь у торгах? Постановою № 166 передбачено такі випадки повернення коштів учасникові:- у разі відкликання учасником своєї пропозиції до кінцевого строку її подання, установленого замовником;- у разі відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися. Звертаємо увагу на застереження, яке містить Постанова № 166, а саме: «крім випадків, коли пропозиції учасника/переможця було відхилено».
8. Не поспішайте подавати пропозицію на торги. Детально вивчайте тендерну документацію та всі до-датки до неї, а також складайте реєстр документів, які вимагає замовник.
9. Спілкуйтесь із замовником правильно. Подання інформації, звернення по роз’яснення або з вимогою під час проведення процедури закупівлі здійснюють в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Таким чином, іншого формату спілкування між учасником та замовником, ніж через електронну систему закупівель, Закон не передбачає.
10. Якщо вимоги замовника не є зрозумілими або неприйнятні, то звертайтесь до замовника по роз’яснення або з вимогою щодо усунення порушення в порядку, визначеному статтею 23 Закону про публічні закупів-лі. Усі звернення по роз’яснення та звернення щодо усунення порушення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника.
11. Вчасно оскаржуйте умови тендерної документації до Органу оскарження. Зверніть увагу, що Орган оскарження при розгляді скарг учасників на умови тендерної документації виходить з такого принципу: учасник або оскаржує дискримінаційні вимоги замовника до кінцевого строку подання пропозицій, або подає тендерну пропозицію відповідно до вимог замовника. Подання тендерної пропозиції учасником без оскарження умов документації означає згоду учасника з вимогами замовника. Тому скаргу з посиланням на дискримінаційні вимоги після аукціону не задовольняють. Порядок і строки оскарження закупівель визначені в статті 18 Закону.
12. Підтверджуйте свою пропозицію, якщо після її подання замовник вніс зміни до тендерної документації. Усі пропозиції постачальників, подані до моменту зміни, стають недійсними, їх потрібно знову підтверджувати. Постачальник у цьому випадкові отримує листа на електронну пошту, після цього він має зайти в особистий кабінет, переглянути змінену інформацію й підтвердити дійсність своєї пропозиції, оновити її чи відкликати.
13. Дотримуйтеся строків подання пропозицій, визначених замовником. Згідно з ч. 3 ст. 25 Закону, тендерні пропозиції, отримані електронною системою закупівель після закінчення строку їх подання, не приймаються та автоматично повертаються учасникам, які їх подали. Документи, довантажені учасником після аукціону, не є частиною тендерної пропозиції. Замовник їх не розглядає.
14. Не подавайте пропозицію в останню мить. У такому випадкові існує ризик, що на заваді успішній участі в торгах стане технічний збій у роботі комп’ютерного обладнання учасника та/або в роботі майданчика, та/або на стику систем.
15. Перевіряйте, щоб назва учасника в електронній формі пропозиції співпадала з назвою в сканованому тексті пропозиції.
16. Дотримуємось вимоги статті 25 Закону: одна пропозиція на одну закупівлю. Для багатолотової закупівлі: одна пропозиція на кожен лот.
17. Найнижча ціна — запорука виграшу в аукціоні. Статистика аукціонів свідчить, що найвигіднішу позицію має учасник, який подав на аукціон пропозицію з найнижчою ціною, оскільки в першому раунді він робитиме ставку останнім, знаючи ставки конкурентів.
18. Вивчайте потенційних конкурентів, використовуючи можливості системи ProZorro. Для цього намагайтесь вивчати їхні підходи до формування первісної заявки, стратегії дій під час аукціону, з ким на пару беруть участь в аукціоні і яким чином координують свої дії. Відповідну інформацію можна отримати з відкритих джерел безпосередньо в системі ProZorro, а також використовуючи аналітичні інструменти
19. Додаткова перевага для учасника, який першим подав пропозицію. Згідно з регламентом системи, при однаковій ставці, наприклад, двох учасників, перевагу останнього ходу в першому раунді аукціону матиме учасник, якій зареєстрував свою пропозицію раніше.
20. Слідкуємо за датою та часом початку аукціону. Налаштуйте в своєму кабінеті на майданчикові відповідну функцію щодо завчасного оповіщення про дату й час аукціону.
21. Забезпечуємо відповідну технічну підготовку до аукціону. В учасників час від часу можуть виникати технічні проблеми з комп’ютерною технікою або програмним забезпеченням. Для уникнення таких проблем доцільно готувати до аукціону щонайменше два комп’ютери, резервне джерело живлення, страхувати провідний Інтернет мобільним тощо.
22. беріть участь з того майданчика, з якого зробили оплату. Зайшовши на сторінку аукціону, переконайтесь, що ви зайшли як учасник, а не як спостерігач.
23. Дотримуємось кроку аукціону. Учасник може протягом одного етапу аукціону один раз понизити ціну/приведену ціну своєї пропозиції не менше ніж на один крок від своєї попередньої ціни/приведеної ціни.
24. Не забуваємо про арифметику аукціону. Відповідно до вимог ч. 4 ст. 36 Закону умови договору про за-купівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції за результатами аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі. Договір, укладений з порушенням цієї вимоги, є нікчемним. Тому учасникам доцільно завчасно прорахувати проміжні цінові пропозиції. Або робити це вже під час аукціону. Це необхідно для уникнення ситуації, коли при поданій ціновій пропозиції буде некоректно обраховано показник ПДВ (для платників ПДВ) або окремі товарні позиції (коли предмет закупівлі не один товар, а асортимент товарів). Наприклад, після розрахунку отримуємо більш ніж два знаки після коми.
25. Завчасно готуйте стратегію участі в аукціоні. Важливою складовою такої стратегії має бути визначена заздалегідь найменша економічно обґрунтована цінова пропозиція, за якою учасник згоден виконати договір про закупівлю.
26. Якщо програємо в аукціоні — не здаємось, а намагаємось посісти друге або третє місце, оскільки замовник може відхилити пропозицію переможця аукціону й перейти до розгляду вашої.
