Кому и зачем нужен тендерный комитет?
Организация закупочной деятельности – на первый взгляд, дело несложное, давно и хорошо известное. Какие нюансы следует учитывать при организации собственной закупочной деятельности, чтобы вместо результата не получить одни только проблемы? Всегда ли стоит создавать тендерный комитет? Что лучше выбрать заказчику – тендерный комитет или уполномоченное лицо? И альтернативные варианты? Как вознаградить сотрудников, отвечающих за закупки?
Ключевой вопрос: каждому заказчику нужен тендерный комитет или может подойтет уполномоченное лицо? Ведь даже планирование закупок – это компетенция именно тендерного комитета и уполномоченного лица. А как понять заказчику, понадобится ему тендерный комитет, если именно тендерный комитет должен дать ответ на этот вопрос? Похоже на заколдованный круг.
Каждому заказчику независимо от размера сметы, следует выбрать один из путей:
- создать тендерный комитет;
- назначить хотя бы одну уполномоченное лицо.
А если он все-таки не создаст тендерный комитет (рассуждая примерно так: «А мы закупки не проводим»)? Само по себе такое поведение отдельного состава нарушения не образует, если заказчик в процессе своей деятельности случайно или умышленно не уклонится от закона.
Положение о тендерном комитете
Положение о тендерном комитете утверждается решением (приказом, распоряжением) заказчика в лице его руководителя на базе примерного положения, утвержденного Минэкономразвития (Приказ 30.03.16. №557 (Примерное положение №557). Утвержденое Минэкономразвития положение является примерным, но не типичным, то есть имеет характер примера. Поэтому заказчик может на свое усмотрение отступить от содержания такого примерного положения, за исключением положений, прямо дублирующий или вытекающих из Закона «О публичных закупках» и подзаконных актов.
Модели организации работы тендерного комитета
Все заказчики выбирают между коллегиальным комитетом и одним уполномоченным лицом. Однако, на самом деле, современное законодательство дает выбор, а именно:
- тендерный комитет из числа штатных сотрудников;
- самостоятельное структурное подразделение по вопросам закупок.
Тендерный комитет из числа штатных сотрудников
Это классический вариант, который по привычке использует большая часть заказчиков. Такой тендерный комитет не является структурным подразделением, а имеет характер постоянно действующего коллегиального органа заказчика.
Рекомендуется включить в тендерный комитет представителей юридической службы, бухгалтерской службы, планово-аналитического отдела и службы хозяйственного обеспечения. Если этого не сделать, то неизбежно придется разработать регламент взаимодействия тендерного комитета с данными службами, а при его отсутствии – полагаться исключительно на их способность к самоорганизации и желании способствовать работе тендерного комитета. Наличие регламента взаимодействия будет способствовать работе этих служб с тендерным комитетом, поэтому целесообразно иметь такой регламент.
Председатель тендерного комитета
На роль председателя тендерного комитета, как правило, назначают заместителя руководителя по хозяйственным вопросам. Это дает возможность разделить ответственность руководителя заказчика и ответственность тендерного комитета, который выбрал поставщика по договору. Ни Закон «О публичных закупках», ни Примерное положение № 577 не определяют перечень, заказчик может отступить от содержания примерного положения, за исключением положений закона и подзаконных правовых актов.
Самостоятельное структурное подразделение по вопросам закупок
При использовании этой модели заказчик создает в своем штате самостоятельное структурное подразделение, например, отдел закупок, объединяя в нем уполномоченных лиц. Такая возможность вытекает непосредственно из закона, который позволяет иметь одновременно нескольких уполномоченных лиц, и прямо предусмотрена в пункте 3.8 Примерного положения №577, согласно которому при определении 2 и более уполномоченных лиц заказчик вправе принимать решение о создании отдельного структурного подразделения и определить руководителя, организовать работу этого подразделения. Это подразделение не обязательно состоять исключительно из уполномоченных лиц (хотя основной должность. будет именно специалист в сфере публичных закупок), однако все уполномоченные лица заказчика должны входить в состав подразделения. Кстати, согласно абз. 8 п. 1 Критериев определения перечня должностей сотрудников госорганов, которые выполняют функции по обслуживанию, утвержденных Постановлением Кабмина Украины от 06.04.16. №271 в государственном органе должности руководителя и заместителя руководителя такого самостоятельного подразделения будут принадлежать к должностям госслужбы. По организации работы эта модель является самой сложной. В случае назначения уполномоченного лица или лиц организации свою работу она (они) делает (ют) самостоятельно по условиям трудового договора, контракта или на основе положения. Самостоятельная организация работы вызвана персональной ответственностью уполномоченного лица за принятые решения. Начальника отдела, в состав которого входит уполномоченное лицо, тоже не для красоты назначают. Поэтому заказчику, который вводит нескольких уполномоченных лиц, необходимо прописать положение об отделе и должностные инструкции этих лиц таким образом, чтобы, с одной стороны, сохранить их самостоятельность без ущерба для дисциплины и упорядоченности работы подразделения, определив четкие границы контрольных функций начальника подразделения относительно своих подчиненных при проведении публичных закупок, а с другой – не превратить подразделение в пародию на тендерный комитет.
Что означает для сотрудника статус члена тендерного комитета?
Каждый сотрудник, которому «выпадает честь» войти в тендерный комитет или стать уполномоченным лицом, должен понимать, чем это ему грозит. Нередко на практике в трудовых буднях ничего не меняется: сотрудник, как и раньше, изучает рынок, выясняет потребность структурных подразделений в тех или иных материальных ценностях, составляет проекты различных документов, визирует их и т. д. Однако правовой статус лица и его действий, меняется. Прежде всего, напомним, что закон позволяет включать в тендерный комитет и /или назначать уполномоченное лицо из числа не только служебных, должностных лиц, но любого рядового сотрудника – бухгалтера, юрисконсульта, технического сотрудника. В правоприменительной практике термины «должностное лицо» и «служебное лицо» в основном используют как синонимы в значении, приведенном в ст. 364 Уголовного кодекса Украины. Рядовой сотрудник, на которого возложены обязанности члена созданного тендерного комитета начинает выполнять по специальному полномочию организационно-распорядительные и административно-хозяйственные функции, а следовательно, в части полномочий члена тендерного комитета превращается в служебное (должностное) лицо. Также следует учесть, что большинство нарушений, согласно Кодексу об административных правонарушениях, могут быть совершены только членом тендерного комитета.
Надбавки и премии членам тендерного комитета
За участие в работе тендерного комитета заказчик в основном вознаграждает сотрудников надбавками или повышенными премиями – в зависимости от условий, предусмотренных коллективным договором, и возможностей фонда оплаты труда. Следует однако помнить, что установление надбавки или выплата премии – только право, отнюдь не обязанность администрации. Отметим, что по смыслу ст. 11 Закона Украины «О публичных закупках» каждый заказчик может создать не только один, а несколько параллельно действующих тендерных комитетов, распределив между ними закупки, например, по территориальному (каждый комитет будет отвечать за закупки для конкретной области или региона) или отраслевому (каждый комитет будет отвечать за закупку конкретной группы ресурсов – товаров, работ, услуг) принципами. Единственное условие – одной и той же закупкой не должны одновременно заниматься два или более тендерных комитета.
Штраф за невыполнение обязанностей
Новый статус для сотрудника означает и повышенную ответственность за невыполнение обязанностей, а также административную – штраф от 700 (11900 грн.) до 1000 (17000 грн.) необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ), в случае повторного в течение 1 года со дня наложение штрафа совершения нарушения – от 1000 (17 000 грн.) до 1500 (25 500 грн.) НМДГ.
Как отказаться от участия в тендерном комитете?
Осознавая все риски исполнения обязанностей члена тендерного комитета, нередко сотрудники предпочли бы отказаться от них. Но можно ли позволить себе такой отказ? Их невыполнение и ненадлежащее выполнение признают дисциплинарным проступком (часть 2 статьи 65 настоящего Закона). Поэтому, во-первых, если лицо работает на должности, обязанности по которой предусматривают вхождение в тендерный комитет, скажем, начальник планового отдела, заместитель руководителя юридической службы, руководитель административно-хозяйственного подразделения и т. д., входит в тендерный комитет (является уполномоченным лицом) по должности), то отказ от выполнения этих обязанностей – это основание уволить по п.3 ст. 40 Кодекса законов о труде Украины как систематическое невыполнение своих трудовых обязанностей. Эта ситуация складывается в случае, если должностная инструкция содержит размытую формулировку, вроде «выполняет поручения руководства». Во-вторых, если при приеме на работу должностная инструкция не предусматривала автоматическое включение в тендерный комитет и при этом содержала исчерпывающий перечень четко определенных обязанностей, ни одну из которых нельзя трактовать как обязывающий выполнять любые (в рамках законодательства и квалификации) поручения руководства, то возложение таких обязанностей дополнительно можно расценить как изменение существенных условий труда, по ст. 32 Кодекса законов о труде требует согласия сотрудника и предупреждения его не позднее чем за 2 месяца.
Автор статьи:
Александр Слободян